Datenschutzerklärung

B & W Immobilien Management UG (haftungsbeschränkt), Goethestraße 42, 45964 Gladbeck, vertreten durch die Geschäftsführer Franz-Josef Barth und Alexander Wachtel (stv.). Telefon: +49 151 29468127, E-Mail: info@bundwimmobilien.de.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die Hausverwaltung und die Kommunikation zwischen Verwaltung, Eigentümern, Mietern und beauftragten Handwerkern über dieses Portal abzuwickeln (z. B. Schadensmeldungen, Dokumente, Aushänge, Abstimmungen, Zählerstände, Nachrichten).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen, z. B. WEG-rechtliche Dokumentationspflichten) und ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Verwaltung).

Stammdaten (Name, Anschrift/Objekt-/Einheitszuordnung, E-Mail, Telefon, bevorzugter Kontaktweg), Zugangsdaten (Benutzername, verschlüsseltes Passwort), Inhalte (Vorgänge, Kommentare, Fotos, Dokumente, Nachrichten, Abstimmungen, Zählerstände) sowie technische Daten (Zeitstempel).

Zum Betrieb des Portals setzen wir Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen:

• Hosting/Betrieb der Anwendung: Vercel Inc.
• Datenbank: Neon (PostgreSQL, EU-Region)
• Datei-Speicher: Vercel Blob (Dokumente, Fotos, Unterschriften)
• E-Mail-Versand: Google (Gmail / Google Workspace)
• KI-Funktionen (Assistent, Vorqualifizierung eingehender Meldungen) – optional, nur bei Aktivierung durch die Verwaltung: Google (Gemini API); Einzelheiten unter KI-Transparenz
• Optionaler Dokumenten-Import aus Google Drive
• Push-Benachrichtigungen (optional, je nach Gerät/Browser): Push-Dienste von Google, Apple oder Mozilla

Einzelne Dienste (u. a. Google) können Daten außerhalb der EU (USA) verarbeiten. Soweit dies der Fall ist, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien (Standardvertragsklauseln bzw. Angemessenheitsbeschluss).

Daten werden für die Dauer des Verwaltungsverhältnisses und im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert und anschließend gelöscht bzw. anonymisiert. IP-Adressen in internen Sicherheitsprotokollen werden spätestens nach 90 Tagen entfernt.

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert. Der Zugriff erfolgt rollenbasiert; jede Datenabfrage wird serverseitig auf Berechtigung geprüft. Ruhende Daten werden durch die eingesetzten Dienstleister verschlüsselt gespeichert.

Das Portal enthält zwei optionale KI-Funktionen: einen Assistenten, der Fragen aus den für Sie freigegebenen Unterlagen beantwortet, und eine Vorqualifizierung eingehender Schadensmeldungen (Vorschlag für Gewerk und Dringlichkeit). Beide sind standardmäßig deaktiviert und werden nur aktiv, wenn die Verwaltung sie ausdrücklich freischaltet. Ist eine Funktion aktiv, werden die jeweils benötigten Textinhalte an die Gemini-API von Google übermittelt; eine Verarbeitung außerhalb der EU ist dabei möglich.

Die KI trifft keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO: Sie erzeugt Vorschläge und Auskünfte, über die Menschen entscheiden. Bei Finanzen, Hausgeld, Mahnwesen, Abrechnungen und Abstimmungen kommt keine KI zum Einsatz. Welche Systeme wir mit welcher Risikoeinstufung nach der EU-KI-Verordnung betreiben, legen wir unter KI-Transparenz offen.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Eingeloggte Nutzer können ihre Daten im Bereich „Konto“ exportieren. Für Löschanfragen wenden Sie sich an info@bundwimmobilien.de.