KI-Transparenz

• wegportal24 enthält zwei KI-Funktionen: einen Assistenten für Rückfragen zu Ihren eigenen Unterlagen und eine Vorsortierung eingehender Schadensmeldungen.
• Beide sind standardmäßig ausgeschaltet und werden erst aktiv, wenn Ihre Gemeinschaft bzw. Verwaltung sie ausdrücklich freischaltet.
• Keine KI-Funktion trifft eine endgültige Entscheidung. Sie schlägt vor – Menschen entscheiden.
• Es gibt keine KI bei Geld, Recht und Abstimmungen: keine Bonitätsbewertung, keine automatischen Mahnungen, keine Beschlüsse, keine Abrechnungen.

a) KI-Assistent („Frag deine Gemeinschaft“). Ein Chatfenster im Portal, das Fragen zu Beschlüssen, Versammlungen, Anträgen, Vorgängen und Aushängen beantwortet. Der Assistent antwortet ausschließlich auf Grundlage der Unterlagen, die Sie mit Ihrer Rolle ohnehin einsehen dürfen, und nennt zu jeder Antwort die verwendeten Quellen. Findet er nichts, sagt er das – er rät nicht. Er ist als KI gekennzeichnet, seine Antworten ebenfalls.

b) KI-Vorsortierung eingehender Meldungen (Triage). Trifft eine Schadensmeldung ein – im Portal oder per E-Mail –, schlägt die KI das passende Gewerk und eine Dringlichkeit vor und fasst den Fall in einem Satz zusammen. Der Vorschlag landet als klar gekennzeichnete interne Notiz beim Vorgang. Hat der Melder selbst ein Gewerk angegeben, hat seine Angabe Vorrang. Die Verwaltung kann jeden Vorschlag jederzeit ändern.

• Anbieter im Sinne der KI-Verordnung ist wegportal24 (siehe Impressum): Wir stellen die beiden KI-Systeme unter eigenem Namen bereit.
• Betreiber ist Ihre Eigentümergemeinschaft bzw. Hausverwaltung, sobald sie die Funktionen freischaltet und im Alltag nutzt.
• Modellanbieter ist Google: Beide Funktionen nutzen die Gemini-API. Wir trainieren kein eigenes Modell.

Beide Funktionen sind nach unserer Einschätzung keine Hochrisiko-KI-Systeme im Sinne von Artikel 6 in Verbindung mit Anhang III der KI-Verordnung, und sie fallen nicht unter die verbotenen Praktiken nach Artikel 5. Sie unterstützen bei Auskunft und Vorsortierung; sie entscheiden nicht über den Zugang zu wesentlichen Leistungen, bewerten keine Kreditwürdigkeit und treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung.

Damit gelten für uns die Transparenzpflichten aus Artikel 50 sowie die KI-Kompetenzpflicht aus Artikel 4 – nicht aber das Pflichtenprogramm für Hochrisiko-Systeme.

Die finanziell und rechtlich relevanten Teile des Portals arbeiten vollständig regelbasiert und nachrechenbar. Konkret gibt es keinen KI-Einsatz bei:

• Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht;
• Hausgeld-Sollstellungen, Zahlungszuordnung, Mahnwesen und Mahnstufen;
• Bewertung der Zahlungsfähigkeit oder Kreditwürdigkeit von Eigentümern;
• Abstimmungen, Stimmgewichten und der Feststellung von Beschlüssen;
• Rechte- und Rollenvergabe.

Wo die KI etwas vorschlägt, bleibt der Vorschlag sichtbar als solcher gekennzeichnet und ist von Menschen überschreibbar.

Ist eine KI-Funktion freigeschaltet, werden die für die jeweilige Anfrage nötigen Textinhalte (z. B. Titel und Beschreibung einer Meldung, Ihre Frage samt der gefundenen Textauszüge) an die Gemini-API von Google übermittelt. Dabei kann eine Verarbeitung außerhalb der EU stattfinden; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien. Dokumente werden nicht ausgelesen – als Quelle dienen nur Titel und die im Portal erfassten Texte.

Ist keine KI-Funktion freigeschaltet, verlassen keine Inhalte das Portal in Richtung eines KI-Dienstes. Einzelheiten in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO statt.

KI-Systeme können sich irren. Antworten des Assistenten können unvollständig sein oder eine Quelle falsch zusammenfassen; eine vorgeschlagene Dringlichkeit kann danebenliegen. Prüfen Sie die genannten Quellen, bevor Sie auf eine Auskunft hin handeln. Der Assistent ist ausdrücklich keine Rechtsberatung und ersetzt weder Verwalterentscheidung noch Beschluss der Gemeinschaft. Fällt die KI aus, läuft das Portal unverändert weiter – sie ist nie Voraussetzung dafür, dass eine Meldung ankommt oder ein Vorgang bearbeitet wird.

Wer KI-Systeme bereitstellt oder betreibt, muss dafür sorgen, dass die damit befassten Personen sie einschätzen können. Wir stellen jeder Gemeinschaft, die eine KI-Funktion freischaltet, vorab eine kurze Handreichung bereit: was die Funktion kann, was sie nicht kann, woran KI-Ausgaben zu erkennen sind und wie sie jederzeit wieder abgeschaltet wird.

Sie möchten die KI-Funktionen abgeschaltet wissen, haben eine fehlerhafte KI-Ausgabe entdeckt oder eine Frage zu dieser Seite? Schreiben Sie uns an info@bundwimmobilien.de. Wir antworten und dokumentieren gemeldete Fehler.

Stand: August 2026.