KI-Transparenz: Wie wegportal24 KI einsetzt

• wegportal24 enthält fünf KI-Funktionen: einen Assistenten für Rückfragen zu Ihren eigenen Unterlagen, eine Vorsortierung eingehender Schadensmeldungen, einen Objekt-Import, der Stammdaten aus einem PDF vorschlägt, einen Vorschlag für die Kostenart einer importierten Bankausgabe und eine Belegerkennung, die aus einer hochgeladenen Rechnung Betrag, Datum und Rechnungssteller vorschlägt.
• Alle fünf sind standardmäßig ausgeschaltet und werden erst aktiv, wenn Ihre Gemeinschaft bzw. Verwaltung sie ausdrücklich freischaltet.
• Keine KI-Funktion trifft eine endgültige Entscheidung. Sie schlägt vor – Menschen entscheiden.
• Es gibt keine KI bei Recht, Geld und Abstimmungen: keine Bonitätsbewertung, keine automatischen Mahnungen, keine Beschlüsse, keine Abrechnungen, keine Zuordnung von Zahlungen zu Eigentümern. Die einzigen Ausnahmen im Finanzbereich sind zwei Vorschläge: für die Kostenart einer Ausgabe beim Bankimport und für die Felder einer Rechnung, die als Verbindlichkeit erfasst wird — beide gekennzeichnet, und erst nach Bestätigung gespeichert.

a) KI-Assistent („Frag deine Gemeinschaft“)

Ein Chatfenster im Portal, das Fragen zu Beschlüssen, Versammlungen, Anträgen, Vorgängen und Aushängen beantwortet. Der Assistent antwortet ausschließlich auf Grundlage der Unterlagen, die Sie mit Ihrer Rolle ohnehin einsehen dürfen, und nennt zu jeder Antwort die verwendeten Quellen. Findet er nichts, sagt er das – er rät nicht. Er ist als KI gekennzeichnet, seine Antworten ebenfalls.

Rückfragen wie „Und wann?“ versteht er im Zusammenhang des laufenden Gesprächs. Das Gespräch wird im Portal nicht gespeichert; es endet, wenn Sie die Seite neu laden oder „Neues Gespräch“ wählen. Stehen Sie auf einer bestimmten Seite – etwa einem Vorgang –, zieht er deren Inhalt bevorzugt heran; die Adresse der Seite selbst wird dabei nicht übermittelt.

b) KI-Vorsortierung eingehender Meldungen (Triage)

Trifft eine Schadensmeldung ein – im Portal oder per E-Mail –, schlägt die KI das passende Gewerk und eine Dringlichkeit vor und fasst den Fall in einem Satz zusammen. Der Vorschlag landet als klar gekennzeichnete interne Notiz beim Vorgang. Hat der Melder selbst ein Gewerk angegeben, hat seine Angabe Vorrang. Die Verwaltung kann jeden Vorschlag jederzeit ändern.

c) KI-Objekt-Import aus PDF

Legt die Verwaltung ein neues Objekt an, kann sie ein PDF hochladen — etwa ein Objektdatenblatt, ein Exposé oder einen Auszug aus einer Verwaltersoftware. Die KI liest daraus Adresse, Baujahr, Wohnfläche, Gebäude- und Heizungsart sowie eine Liste der Einheiten und füllt damit das Formular vor. Gespeichert wird nichts, bevor die Verwaltung die Felder geprüft und das Formular abgeschickt hat. Anders als bei den beiden anderen Funktionen wird hier das vollständige PDF an Google übermittelt — siehe Ziffer 6.

d) KI-Kostenart-Vorschlag beim Bankimport

Beim Einlesen eines Kontoauszugs schlägt das Portal zu jeder Ausgabe die passende Kostenart vor. Das geschieht zunächst ohne KI: Wer schon einmal bezahlt wurde, bekommt wieder dieselbe Kostenart. Nur für Ausgaben, zu denen es keine solche Erfahrung gibt, wird — wenn freigeschaltet — die KI gefragt. Ihr Vorschlag trägt immer den Gütegrad „unsicher“, ist in der Vorschau als KI gekennzeichnet und wird nur übernommen, wenn die Verwaltung diesen Gütegrad ausdrücklich bestätigt. Welcher Eigentümer eine Zahlung geleistet hat, entscheidet nie die KI.

e) KI-Belegerkennung beim Erfassen einer Rechnung oder Zahlung

Erfasst die Verwaltung eine offene Rechnung als Verbindlichkeit oder bucht sie deren Zahlung, kann sie den Beleg hochladen. Zuerst liest das Portal ihn ohne KI und ohne dass etwas den Server verlässt: E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) aus ihrem XML, PDF-Rechnungen aus ihrer Textebene. Nur wenn das nicht möglich ist — bei einem Scan oder Foto — kann die Verwaltung die KI hinzuziehen. Das geschieht nie von selbst: Sie muss die Funktion freigeschaltet haben und im Formular einen Datenschutzhinweis bestätigen, der sagt, was übermittelt wird. Erst dann geht die Datei — wie beim Objekt-Import — vollständig an Google, siehe Ziffer 6. Die KI liest Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Bruttobetrag, den ausgewiesenen Lohnanteil nach § 35a EStG und die abgerechnete Leistung und füllt damit das Formular vor. Gespeichert wird nichts, bevor die Verwaltung die Felder geprüft und das Formular abgeschickt hat; der Beleg selbst wird dabei nicht abgelegt. Gebucht wird nichts: Die Funktion erfasst, was die Gemeinschaft schuldet, nicht, was sie bezahlt hat.

• Anbieter im Sinne der KI-Verordnung ist wegportal24 (siehe Impressum): Wir stellen die fünf KI-Systeme unter eigenem Namen bereit.
• Betreiber ist Ihre Eigentümergemeinschaft bzw. Hausverwaltung, sobald sie die Funktionen freischaltet und im Alltag nutzt.
• Modellanbieter ist Google: Alle fünf Funktionen nutzen die Gemini-API. Wir trainieren kein eigenes Modell.

Alle fünf Funktionen sind nach unserer Einschätzung keine Hochrisiko-KI-Systeme im Sinne von Artikel 6 in Verbindung mit Anhang III der KI-Verordnung, und sie fallen nicht unter die verbotenen Praktiken nach Artikel 5. Sie unterstützen bei Auskunft, Vorsortierung und Dateneingabe; sie entscheiden nicht über den Zugang zu wesentlichen Leistungen, bewerten keine Kreditwürdigkeit und treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung.

Damit gelten für uns die Transparenzpflichten aus Artikel 50 sowie die KI-Kompetenzpflicht aus Artikel 4 – nicht aber das Pflichtenprogramm für Hochrisiko-Systeme.

Die finanziell und rechtlich relevanten Teile des Portals arbeiten vollständig regelbasiert und nachrechenbar. Konkret gibt es keinen KI-Einsatz bei:

• Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht;
• Hausgeld-Sollstellungen, Zahlungszuordnung, Mahnwesen und Mahnstufen;
• der Zuordnung einer Zahlung zu einer Einheit beim Bankimport — sie folgt festen Regeln (Mandats-IBAN, Einheitenzeichen im Verwendungszweck, eindeutiger Nachname, Betrag gegen offene Forderungen);
• Bewertung der Zahlungsfähigkeit oder Kreditwürdigkeit von Eigentümern;
• Abstimmungen, Stimmgewichten und der Feststellung von Beschlüssen;
• Rechte- und Rollenvergabe.

Wo die KI etwas vorschlägt, bleibt der Vorschlag sichtbar als solcher gekennzeichnet und ist von Menschen überschreibbar.

Ist eine KI-Funktion freigeschaltet, werden die für die jeweilige Anfrage nötigen Inhalte an die Gemini-API von Google übermittelt. Dabei kann eine Verarbeitung außerhalb der EU stattfinden; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien. Was genau übermittelt wird, hängt von der Funktion ab:

• Vorsortierung: Titel und Beschreibung der eingegangenen Meldung.
• Assistent: Ihre Frage, Ihre Rolle im Portal, das heutige Datum und die dazu gefundenen Textauszüge — nur solche, die zur Frage passen. Bei einer Rückfrage kommen die bisherigen Fragen und Antworten des laufenden Gesprächs hinzu (höchstens die letzten drei Wechsel). Gespeicherte Dokumente werden dafür nicht geöffnet — als Quelle dienen deren Titel und die im Portal erfassten Texte. Fragen Sie nach Geld, gehören dazu auch Kontostand, Rückstände, Ihr monatliches Hausgeld und das Ergebnis Ihrer letzten Jahresabrechnung. E-Mail-Adressen, Telefonnummern und IBANs werden vor der Übermittlung unkenntlich gemacht.
• Kostenart-Vorschlag: der Verwendungszweck der Ausgabe, und zwar erst, nachdem alle Wörter mit Ziffern daraus entfernt wurden — damit weder Beträge noch Kontonummern, Rechnungs- oder Referenznummern hinausgehen —, dazu die Bezeichnungen der Kostenarten des Objekts. Nicht übermittelt werden Zahlungspartner, Datum, Betrag, Kontostände und Einheiten.
• Objekt-Import: das hochgeladene PDF vollständig und unverändert. Wer die Funktion freischaltet, sollte wissen, was in den Unterlagen steht, die dort eingelesen werden — eine Teilungserklärung etwa enthält Namen.
• Belegerkennung: die hochgeladene Rechnung (PDF oder Foto) vollständig und unverändert — mit allem, was auf ihr steht: dem Namen des Handwerkers, gegebenenfalls Namen von Eigentümern oder Mietern und der Bankverbindung des Rechnungsstellers. Objekt-Import und Belegerkennung sind die beiden Funktionen, die eine Datei als Ganzes weitergeben. Nicht übermittelt werden Objektname, Einheiten und Kostenarten.

Ist keine KI-Funktion freigeschaltet, verlassen keine Inhalte das Portal in Richtung eines KI-Dienstes. Einzelheiten in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO statt.

KI-Systeme können sich irren. Antworten des Assistenten können unvollständig sein oder eine Quelle falsch zusammenfassen; eine vorgeschlagene Dringlichkeit kann danebenliegen; ein aus einem PDF gelesener Wert — Wohnfläche, Baujahr, die Zahl der Einheiten, der Betrag oder das Datum einer Rechnung — kann schlicht falsch sein und gehört vor dem Speichern geprüft. Prüfen Sie die genannten Quellen, bevor Sie auf eine Auskunft hin handeln. Der Assistent ist ausdrücklich keine Rechtsberatung und ersetzt weder Verwalterentscheidung noch Beschluss der Gemeinschaft. Fällt die KI aus, läuft das Portal unverändert weiter – sie ist nie Voraussetzung dafür, dass eine Meldung ankommt oder ein Vorgang bearbeitet wird.

Wer KI-Systeme bereitstellt oder betreibt, muss dafür sorgen, dass die damit befassten Personen sie einschätzen können. Wir stellen jeder Gemeinschaft, die eine KI-Funktion freischaltet, vorab eine kurze Handreichung bereit: was die Funktion kann, was sie nicht kann, woran KI-Ausgaben zu erkennen sind und wie sie jederzeit wieder abgeschaltet wird.

Sie möchten die KI-Funktionen abgeschaltet wissen, haben eine fehlerhafte KI-Ausgabe entdeckt oder eine Frage zu dieser Seite? Schreiben Sie uns an info@bundwimmobilien.de. Wir antworten und dokumentieren gemeldete Fehler.

Stand: 23. September 2026.