Auf einen Blick
Mindestens einmal im Jahr muss eine Eigentümerversammlung stattfinden; eingeladen wird in Textform, eine E-Mail genügt. Die Einladung soll mindestens drei Wochen vor dem Termin zugehen und eine Tagesordnung enthalten, die jeden Beschlussgegenstand nennt (§ 24 Abs. 4, § 23 Abs. 2 WEG). Ohne Verwalter lädt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats ein, sein Vertreter oder ein Eigentümer, den die Gemeinschaft dazu ermächtigt hat. Seit dem 17. Oktober 2024 kann die Gemeinschaft mit Dreiviertelmehrheit auch beschließen, sich rein virtuell zu treffen.
Inhalt
Wer einlädt
Normalerweise lädt der Verwalter ein (§ 24 Abs. 1 WEG). Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, darf auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats einladen, sein Vertreter oder ein Wohnungseigentümer, den die Gemeinschaft per Beschluss ermächtigt hat (§ 24 Abs. 3 WEG).
In einer verwalterlosen Gemeinschaft sollte deshalb gleich die erste Versammlung festlegen, wer künftig einlädt. Für diese erste Versammlung selbst gibt es, wenn niemand befugt ist, zwei Wege. Entweder laden alle Eigentümer gemeinsam ein (BGH, Urteil vom 10.06.2011, V ZR 222/10), oder alle kommen zusammen und sind einverstanden, trotz fehlender Einladung zu beschließen (Vollversammlung). Dafür müssen wirklich alle teilnehmen und zustimmen. Oder alle stimmen per Umlaufbeschluss zu, dass ein bestimmter Eigentümer einladen darf; das Ergebnis muss festgestellt und allen mitgeteilt werden. Sind sich nicht alle einig, kommt gerichtliche Hilfe in Betracht. Lädt jemand ohne Befugnis ein, sind die Beschlüsse anfechtbar.
Verlangen mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen eine Versammlung, muss sie einberufen werden (§ 24 Abs. 2 WEG).
Frist und Form
| Anforderung | Regel |
|---|---|
| Form | Textform (§ 24 Abs. 4 Satz 1 WEG): E-Mail, Brief oder Fax, eine Unterschrift ist nicht nötig |
| Frist | mindestens drei Wochen, außer bei besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG) |
| Gemeinschaftsordnung | kann längere Fristen oder besondere Formen vorsehen, also vorher nachsehen |
| Inhalt | Ort, Datum, Uhrzeit, Tagesordnung, bei Online-Teilnahme die Zugangsdaten |
Das Gesetz formuliert die Drei-Wochen-Frist als Soll-Vorschrift. Wird sie unterschritten, ist ein Beschluss deshalb nicht automatisch unwirksam, kann aber angefochten werden. Rechnen Sie die Frist sicherheitshalber ab dem Tag, an dem die Einladung bei allen angekommen ist, und planen Sie bei Briefen ein paar Tage Puffer ein.
Die Tagesordnung
Der Gegenstand jedes Beschlusses muss in der Einladung bezeichnet sein (§ 23 Abs. 2 WEG). Unter „Verschiedenes“ kann nichts beschlossen werden. Fehlt die Ankündigung, ist der Beschluss nicht nichtig, aber anfechtbar; ficht ihn niemand binnen eines Monats an, bleibt er wirksam. Unklare Tagesordnungspunkte sind ein typischer Anfechtungsgrund.
Ein guter Tagesordnungspunkt sagt so genau, worum es geht, dass jeder Eigentümer sich vorbereiten kann, am besten mit Beschlussvorschlag:
- ✗ „Dach“
- ✓ „Beschluss über die Reparatur des Flachdachs über dem Treppenhaus nach Angebot der Firma X vom 12.09.2026 (4.850 €), Finanzierung aus der Erhaltungsrücklage“
In die ordentliche Jahresversammlung gehören typischerweise die Jahresabrechnung (Nachschüsse und Anpassung), der Wirtschaftsplan (Vorschüsse), die Entlastung von Verwalter und Beirat, anstehende Erhaltungsmaßnahmen und bei Bedarf Verwalterbestellung und Beiratswahl.
Präsenz, hybrid oder virtuell
Präsenzversammlung. Der Regelfall.
Hybride Teilnahme. Mit einfacher Mehrheit können die Eigentümer beschließen, dass sich Einzelne online zuschalten und ihre Rechte elektronisch ausüben, während die Versammlung vor Ort stattfindet (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Für kleine Gemeinschaften mit Eigentümern, die weiter weg wohnen, ist das oft der einfachste Schritt.
Rein virtuelle Versammlung. Seit dem 17.10.2024 möglich (§ 23 Abs. 1a WEG), mit diesen Regeln:
- Der Beschluss braucht mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen.
- Er gilt höchstens drei Jahre und muss danach erneuert werden.
- Teilnahme und Rechte müssen mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.
- Wird der Beschluss vor dem 1.1.2028 gefasst, muss bis einschließlich 2028 mindestens eine Versammlung im Jahr in Präsenz stattfinden, sofern die Eigentümer nicht durch einstimmigen Beschluss darauf verzichten (§ 48 Abs. 6 WEG).
Ablauf am Versammlungstag
- Vorsitz klären. Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Ohne Verwalter wählt die Versammlung zu Beginn einen Vorsitzenden. Die Wahl hat Folgen: Er unterschreibt die Niederschrift und führt ohne Verwalter die Beschluss-Sammlung. Danach wird festgestellt, wer anwesend oder vertreten ist.
- Beschlussfähigkeit. Seit der Reform 2020 ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig, egal wie viele kommen.
- Vollmachten. Vertreter brauchen eine Vollmacht in Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). Die Gemeinschaftsordnung kann den Kreis der möglichen Vertreter einschränken.
- Abstimmen nach dem Stimmprinzip Ihrer Gemeinschaft. Gesetzlich hat jeder Eigentümer eine Stimme (Kopfprinzip, § 25 Abs. 2 WEG); die Gemeinschaftsordnung kann etwas anderes vorsehen, etwa Stimmen nach MEA oder je Einheit.
- Stimmverbot. Nicht mitstimmen darf grundsätzlich nur, wen einer der Fälle des § 25 Abs. 4 WEG trifft: ein Rechtsgeschäft der Gemeinschaft mit ihm, ein Rechtsstreit gegen ihn oder eine rechtskräftige Verurteilung nach § 17 WEG. Eigeninteresse allein reicht nicht. Wer ein Balkonkraftwerk beantragt oder zum Verwalter gewählt werden soll, stimmt mit. Geht es um die eigene Entlastung als Verwalter oder Beirat oder um die eigene Abberufung aus wichtigem Grund, sollte der Betroffene nicht mitstimmen.
- Ergebnis verkünden. Der Vorsitz stellt fest und verkündet, ob ein Beschluss zustande gekommen ist.
→ Mehrheiten und Umlaufbeschluss im Detail: Beschlüsse & Beschluss-Sammlung
Nach der Versammlung
- Niederschrift über die Beschlüsse, unterschrieben vom Vorsitzenden und einem Eigentümer, und falls es einen Verwaltungsbeirat gibt, von dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG).
- Beschluss-Sammlung unverzüglich ergänzen (§ 24 Abs. 7, 8 WEG). Ohne Verwalter ist das Aufgabe des Versammlungsvorsitzenden, sofern die Eigentümer niemand anderen bestimmen.
- Protokoll zügig verschicken. Die Anfechtungsfrist von einem Monat läuft ab dem Tag der Versammlung (§ 45 WEG), nicht ab Zugang des Protokolls.
Muster: Einladung zur Eigentümerversammlung
Einladung zur ordentlichen Eigentümerversammlung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift]
Termin: [Wochentag, Datum], [Uhrzeit] Uhr · Ort: [Adresse, Raum]
[Online-Teilnahme gemäß Beschluss vom [Datum]: Zugangslink und Einwahldaten: …]Tagesordnung
TOP 1 – Eröffnung, Wahl der/des Versammlungsvorsitzenden (§ 24 Abs. 5 WEG) und des Protokollführers, Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung
TOP 2 – Bericht des Verwalters / des Verwaltungsbeirats (ohne Beschluss)
TOP 3 – Beschluss über Nachschüsse und Anpassung der Vorschüsse aus der Jahresabrechnung 2026
TOP 4 – Beschluss über die Vorschüsse für 2027 (Wirtschaftsplan) mit Fortgeltung
TOP 5 – Beschluss über [konkrete Erhaltungsmaßnahme, Angebot, Finanzierung]
TOP 6 – Verschiedenes (ohne Beschlussfassung)Anlagen: Jahresabrechnung und Vermögensbericht 2026, Wirtschaftsplan 2027, Angebote zu TOP 5, Vollmachtsvordruck.
Wer nicht teilnehmen kann, kann sich mit Vollmacht in Textform vertreten lassen.
[Ort, Datum] – [Name, Funktion: Verwalter/in bzw. Vorsitz Verwaltungsbeirat bzw. durch Beschluss vom … ermächtigte/r Eigentümer/in]
Checkliste
- Gemeinschaftsordnung auf abweichende Regeln geprüft
- Einladender ist berechtigt (Verwalter, Beiratsvorsitz, ermächtigter Eigentümer)
- Termin mindestens drei Wochen nach Zugang der Einladung
- Tagesordnung mit konkreten Beschlussvorschlägen, Unterlagen beigefügt (Wirtschaftsplan, Abrechnung, Angebote)
- Bei Online-Teilnahme: Beschluss dazu vorhanden, Zugangsdaten in der Einladung
- Vollmachtsvordruck beigelegt
- Protokollführer bestimmt
- Protokoll und Beschluss-Sammlung zeitnah fertig
In der Praxis
Versammlungen mit wegportal24 vorbereiten
In wegportal24 legen Sie die Versammlung mit Datum, Ort und Tagesordnung an. Für typische Tagesordnungspunkte gibt es zwölf Vorlagen, darunter Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Entlastung, Verwalterbestellung und Sonderumlage. Plan und Abrechnung hängen mit den aktuellen Zahlen an ihrem Tagesordnungspunkt. Ein Fristenrechner zeigt die Tage zwischen Versand und Termin und warnt, wenn es weniger als drei Wochen sind. Er rechnet ab dem Versanddatum; bei Briefpost planen Sie die Tage bis zum Zugang zusätzlich ein. Die Einladung verschicken Sie per E-Mail oder als PDF; einen Link zur Online-Teilnahme übernimmt das Portal in Einladung und Protokoll. Während der Versammlung halten Sie Anwesenheit und Vertretung fest, zählen die Stimmen nach Ihrem Stimmprinzip und erzeugen am Ende das Protokoll als PDF. Die Videokonferenz selbst läuft über das Werkzeug, das Sie ohnehin nutzen.
→ Funktion: Versammlung · Vorbereitung & Einladung · Kostenlos starten
Häufige Fragen
Was passiert, wenn die Drei-Wochen-Frist nicht eingehalten wurde?
Die Beschlüsse sind nicht automatisch nichtig, aber anfechtbar. Klagt jemand innerhalb eines Monats, kann ein Gericht sie aufheben, wenn sich der Fehler auf das Ergebnis ausgewirkt haben kann.
Reicht eine WhatsApp-Nachricht als Einladung?
Grundsätzlich ja, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts Strengeres verlangt. Textform verlangt eine lesbare Erklärung, die den Absender erkennen lässt und sich dauerhaft speichern lässt (§ 126b BGB). Das kann auch eine Messenger-Nachricht erfüllen. Für Einladungen sollte dieser Kommunikationsweg mit jedem Empfänger ausdrücklich oder durch entsprechende bisherige Nutzung vereinbart sein; dass jemand Mitglied einer Hausgruppe ist, reicht dafür nicht. Die Einladung muss jeden Eigentümer erreichen, und Sie sollten das belegen können. Selbstlöschende Nachrichten eignen sich nicht. Wer Streit über den Zugang vermeiden will, lädt zusätzlich per E-Mail oder Brief ein.
Wie oft muss eine Versammlung stattfinden?
Mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG), außerdem dann, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer es verlangt.
Dürfen Mieter an der Versammlung teilnehmen?
Die Versammlung ist nicht öffentlich. Teilnehmen dürfen die Eigentümer und ihre Bevollmächtigten. Ein Mieter kann also als Bevollmächtigter kommen, sofern die Gemeinschaftsordnung den Kreis der Vertreter nicht beschränkt. Gäste kann die Versammlung im Einzelfall zulassen.