Vollmacht für die Eigentümerversammlung: Form, Grenzen und Muster

Eine Vollmacht ist schnell geschrieben, aber eine fehlerhafte kostet Stimmen. Lässt der Versammlungsleiter einen Vertreter zu Unrecht zu oder weist er ihn zu Unrecht ab, kann ein Beschluss anfechtbar werden, wenn die Stimme den Ausschlag gegeben haben kann. Dieser Artikel zeigt, welche Form gilt, welche Grenzen die Gemeinschaftsordnung setzen darf und wie ein Muster aussieht, das in der Versammlung hält.

Jeder Eigentümer kann sein Stimmrecht durch einen anderen ausüben lassen. Das Wohnungseigentumsgesetz setzt das voraus und regelt nur die Form (§ 25 Abs. 3 WEG); im Übrigen gelten die allgemeinen Regeln über die Stellvertretung (§§ 164 ff. BGB). Ohne besondere Klausel in der Gemeinschaftsordnung darf das jede Person sein: ein Miteigentümer, ein Angehöriger, ein Mieter oder ein Bekannter.

Gehört eine Wohnung mehreren, etwa einem Ehepaar, haben sie zusammen eine Stimme und können sie nur einheitlich abgeben (§ 25 Abs. 2 Satz 2 WEG). Kommt nur einer von beiden, braucht er für eine wirksame Stimmabgabe in der Regel eine Vollmacht des anderen. Viele Gemeinschaften handhaben das großzügig. Bei knappen Mehrheiten sollte die Vollmacht trotzdem vorliegen.

Für eine Gesellschaft, der eine Wohnung gehört, handelt ihr gesetzlicher Vertreter, etwa der Geschäftsführer. Schickt sie einen Mitarbeiter, braucht er eine Vollmacht.

Seit dem 1. Dezember 2020 gilt: „Vollmachten bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Textform“ (§ 25 Abs. 3 WEG). Textform heißt nach § 126b BGB: eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger. Das erfüllen

• eine E-Mail,
• ein Foto oder ein Scan einer unterschriebenen Vollmacht,
• eine Nachricht im Messenger, sofern sie nicht von selbst gelöscht wird,
• ein Brief oder ein Fax.

Nicht ausreichend sind ein Anruf, eine mündliche Zusage im Treppenhaus oder eine Sprachnachricht. Eine solche Vollmacht ist ungültig, die Stimme des Vertreters zählt nicht.

Ältere Gemeinschaftsordnungen verlangen oft eine schriftliche Vollmacht, also mit eigenhändiger Unterschrift. Für Vereinbarungen aus der Zeit vor dem 1. Dezember 2020 bestimmt § 47 WEG, dass das neue Recht in der Regel trotzdem gilt. Ob eine solche Schriftform-Klausel die Textform im Einzelfall verdrängt, ist in der Fachliteratur umstritten. Wer sichergehen will, unterschreibt die Vollmacht und gibt dem Vertreter das Original mit.

Die Gemeinschaftsordnung darf den Kreis der Vertreter beschränken. Typisch ist eine Vertreterklausel: Vertreten lassen darf sich ein Eigentümer nur durch seinen Ehegatten, einen anderen Wohnungseigentümer oder den Verwalter. Solche Klauseln hat der Bundesgerichtshof grundsätzlich für wirksam gehalten (BGH, Beschluss vom 29.01.1993, V ZB 24/92). Sie sollen verhindern, dass Fremde in der Versammlung über Angelegenheiten der Gemeinschaft mitreden.

Zwei Folgen sollten Sie kennen:

1. Ein nicht zugelassener Vertreter darf nicht abstimmen. Lässt der Versammlungsleiter ihn trotzdem zu und hängt das Ergebnis an seiner Stimme, ist der Beschluss anfechtbar. Die Klage muss innerhalb eines Monats erhoben werden (§ 45 WEG).
2. Juristische Personen sind von einer solchen Klausel nicht ausgeschlossen. Sie dürfen sich nach dem BGH auch durch eigene Mitarbeiter vertreten lassen, obwohl die Klausel nur Ehegatten, Eigentümer und Verwalter nennt (BGH, Urteil vom 27.06.2019, V ZR 250/18).

Lesen Sie deshalb vor jeder Versammlung nach, was Ihre Gemeinschaftsordnung zur Vertretung sagt. Steht dort nichts, gilt allein die Textform.

Eine Vollmacht kann allgemein sein („stimme nach eigenem Ermessen ab“) oder Weisungen für einzelne Tagesordnungspunkte enthalten. Wichtig ist, wo die Weisung steht:

• In der Vollmacht selbst: Dann ist die Vertretungsmacht auf diese Weisung beschränkt. Stimmt der Vertreter anders ab, handelt er ohne Vertretungsmacht.
• Nur im Begleitschreiben oder mündlich: Dann bindet die Weisung den Vertreter nur gegenüber dem Eigentümer. Die Stimme zählt so, wie er sie abgibt, auch wenn sie der Absprache widerspricht.

Wer sichergehen will, schreibt die Weisungen deshalb in die Vollmacht. Die Tagesordnung muss dafür jeden Beschlussgegenstand benennen, das verlangt das Gesetz ohnehin (§ 23 Abs. 2 WEG). Für Punkte, die erst in der Versammlung aufkommen, etwa Geschäftsordnungsanträge, hilft eine Auffangregel: „Im Übrigen nach eigenem Ermessen“ oder „im Übrigen Enthaltung“.

Kann der Vertreter selbst nicht kommen, darf er die Vollmacht weitergeben, wenn die Vollmacht das erlaubt oder sich das aus ihr ergibt. Auch die Untervollmacht braucht Textform, und auch der Unterbevollmächtigte muss zu den Personen gehören, die die Gemeinschaftsordnung als Vertreter zulässt.

Der Versammlungsleiter muss die Kette nachvollziehen können: Vollmacht des Eigentümers an A, Untervollmacht von A an B. Fehlt ein Glied, darf B nicht für den Eigentümer abstimmen. Schließen Sie eine Untervollmacht ausdrücklich aus, wenn Sie nur einer bestimmten Person vertrauen.

Viele Eigentümer bevollmächtigen den Verwalter oder ein Mitglied des Verwaltungsbeirats. Das ist zulässig und in kleinen Gemeinschaften oft der einfachste Weg, weil diese Personen ohnehin anwesend sind.

Eine Grenze setzt das Stimmverbot: Ein Wohnungseigentümer darf nicht mitstimmen, wenn es um ein Rechtsgeschäft der Gemeinschaft mit ihm geht, um einen Rechtsstreit gegen ihn oder wenn er nach § 17 WEG rechtskräftig verurteilt ist (§ 25 Abs. 4 WEG). In der Selbstverwaltung ist der Verwalter meist selbst Miteigentümer. Über seine eigene Entlastung darf er nicht abstimmen. Bei seinem Vertrag und seiner Vergütung ist umstritten, wie weit das Stimmverbot reicht. Für die Stimmen, die er als Vertreter anderer hält, gilt nach überwiegender Ansicht dasselbe wie für seine eigene. Geht es um Vertrag, Vergütung oder Entlastung des Verwalters, geben Sie Ihre Vollmacht deshalb besser einer anderen Person.

Mehr zur Rolle des Beirats lesen Sie im Artikel über den Verwaltungsbeirat.

Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Er prüft vor der ersten Abstimmung:

1. Liegt für jeden Vertreter eine Vollmacht in Textform vor, und ist der Vollmachtgeber erkennbar?
2. Gilt sie für diese Versammlung oder allgemein für Versammlungen der Gemeinschaft?
3. Lässt die Gemeinschaftsordnung diesen Vertreter zu?
4. Gibt es Weisungen in der Vollmacht, und bei Untervollmacht die vollständige Kette?
5. Hat der Eigentümer die Vollmacht widerrufen oder ist er selbst erschienen?

Legt ein Vertreter keine Vollmacht vor, darf der Versammlungsleiter seine Stimmabgabe unverzüglich zurückweisen (§ 174 BGB). Vermerken Sie im Protokoll, wer wen vertreten hat, und nehmen Sie die Vollmachten zu den Versammlungsunterlagen. Das Protokoll der Versammlung muss den Ablauf ohnehin nachvollziehbar festhalten.