Verwaltungsbeirat in der WEG: Aufgaben, Haftung und Bestellung

Gerade in kleinen Gemeinschaften lohnt ein Beirat. Wird ein Miteigentümer Verwalter, sorgt er für ein zweites Paar Augen auf die Zahlen. Und fehlt ein Verwalter ganz, darf der Beiratsvorsitzende die Versammlung einberufen. Dieser Artikel erklärt Bestellung, Aufgaben, Haftung und Vergütung und enthält einen Muster-Beschluss zur Bestellung.

Der Verwaltungsbeirat ist ein freiwilliges Gremium der Gemeinschaft. Er ist kein zweiter Verwalter und kein Vorgesetzter des Verwalters: Weisungen erteilen kann er ihm nicht, entscheiden tut die Eigentümerversammlung. Der Beirat bereitet Entscheidungen vor, kontrolliert die Arbeit des Verwalters und ist Ansprechpartner für die Eigentümer.

Nach außen vertritt er die Gemeinschaft grundsätzlich nicht. Eine Ausnahme regelt das Gesetz ausdrücklich: Gegenüber dem Verwalter vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft, sofern die Eigentümer niemand anderen dazu ermächtigen (§ 9b Abs. 2 WEG). Er unterschreibt also zum Beispiel den Verwaltervertrag im Namen der Gemeinschaft.

Bestellt werden die Mitglieder des Verwaltungsbeirats durch Beschluss der Eigentümer (§ 29 Abs. 1 Satz 1 WEG). Es genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Der Punkt muss in der Einladung als Tagesordnungspunkt stehen (§ 23 Abs. 2 WEG).

• Wer: Das Gesetz nennt Wohnungseigentümer. Ein Mieter, ein Angehöriger oder ein externer Berater kann nur Mitglied werden, wenn die Gemeinschaftsordnung das zulässt.
• Wie viele: Bis Ende November 2020 schrieb das Gesetz drei Mitglieder vor. Seit der Reform ist die Zahl frei. In einem Haus mit vier Wohnungen genügt ein Mitglied.
• Vorsitz: Hat der Beirat mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen (§ 29 Abs. 1 Satz 2 WEG). Am klarsten regelt das die Versammlung gleich im Bestellungsbeschluss. Der Vorsitzende beruft den Beirat nach Bedarf ein (§ 29 Abs. 1 Satz 3 WEG).
• Amtszeit: Das Gesetz sieht keine vor. Legen Sie im Beschluss fest, wie lange das Amt dauert, etwa bis zur ordentlichen Versammlung in drei Jahren. Die Gemeinschaft kann Mitglieder durch Beschluss abberufen, und jedes Mitglied kann das Amt niederlegen.

Wählen Sie Personen, die Zeit haben, mit Zahlen umgehen können und von den übrigen Eigentümern akzeptiert werden. Ein Beirat, der nur auf dem Papier steht, nützt niemandem.

Die Kernaufgabe steht in § 29 Abs. 2 WEG: Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vom Beirat geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden, bevor die Eigentümer über die Vorschüsse und die Nachschüsse beschließen.

Dazu kommen Aufgaben aus anderen Vorschriften:

Aufgabe	Wer	Grundlage
Versammlung einberufen, wenn ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert	Vorsitzender oder Stellvertreter	§ 24 Abs. 3 WEG
Niederschrift der Versammlung mitunterschreiben	Vorsitzender oder Stellvertreter	§ 24 Abs. 6 WEG
Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter vertreten	Vorsitzender (oder ein ermächtigter Eigentümer)	§ 9b Abs. 2 WEG

Weitere Aufgaben kann die Gemeinschaft dem Beirat per Beschluss übertragen, etwa Angebote einzuholen oder die Vergabe kleinerer Aufträge vorzubereiten. Was der Beirat darf, sollte dann genau im Beschluss stehen.

Für die Prüfung braucht der Beirat die Kontoauszüge, die Belege, den Plan oder die Abrechnung und die Beschluss-Sammlung. Ein Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen hat ohnehin jeder Eigentümer (§ 18 Abs. 4 WEG). Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

1. Konten abstimmen: Stimmen Anfangs- und Endstand der Konten mit den Auszügen überein, und erklären Einnahmen und Ausgaben die Differenz?
2. Belege prüfen: Stichproben ziehen, bei größeren Beträgen jeden Beleg. Ist die Rechnung an die Gemeinschaft adressiert, sachlich richtig und beschlossen?
3. Verteilung prüfen: Stimmt jeder Verteilerschlüssel mit Gemeinschaftsordnung und Beschlüssen überein? Ergeben die Einzelabrechnungen zusammen die Gesamtabrechnung?
4. Rücklage prüfen: Stimmen Zuführungen und Entnahmen mit den Beschlüssen überein, und liegt das Geld dort, wo die Abrechnung es ausweist?
5. Stellungnahme schreiben: kurz und schriftlich, mit allen Anmerkungen, und vor der Versammlung an alle Eigentümer.

Beim Wirtschaftsplan prüft der Beirat vor allem, ob die Ansätze plausibel sind und die Erhaltungsrücklage zum Zustand des Hauses passt. Worauf Eigentümer und Beirat achten, beschreibt der Artikel Jahresabrechnung erstellen ausführlich.

Die Prüfung ist eine Soll-Vorschrift. Nach überwiegender Ansicht ist ein Beschluss nicht schon deshalb anfechtbar, weil der Beirat nicht geprüft hat. Sie ist aber die beste Gelegenheit, Fehler zu finden, bevor die Gemeinschaft darüber abstimmt.

Beiratsmitglieder, die unentgeltlich tätig sind, haben nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten (§ 29 Abs. 3 WEG). Wer eine Stichprobe übersieht oder einen Rechenfehler nicht bemerkt, haftet dafür in der Regel nicht. Wer aber eine Abrechnung als „geprüft“ abzeichnet, ohne sie angesehen zu haben, handelt womöglich grob fahrlässig.

Ersatz nachgewiesener Auslagen macht die Tätigkeit nicht entgeltlich. Bekommt ein Beirat dagegen eine Vergütung, gilt die Haftungserleichterung nicht, und er haftet nach § 276 Abs. 1 BGB auch für einfache Fahrlässigkeit. Bei einer Pauschale, die spürbar über die tatsächlichen Kosten hinausgeht, ist die Abgrenzung nicht sicher.

Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung kann das verbleibende Risiko abdecken. Ob die Gemeinschaft den Beitrag übernimmt, entscheidet sie per Beschluss.

Der Beirat arbeitet in der Regel ehrenamtlich. Notwendige Auslagen wie Porto, Fahrtkosten oder Kopien erstattet die Gemeinschaft, ohne Beschluss gilt dafür sinngemäß das Auftragsrecht (§ 670 BGB). Eine Vergütung oder Aufwandspauschale ist möglich, braucht aber einen Beschluss und hat die beschriebene Folge für die Haftung.

Für kleine Gemeinschaften ist die Erstattung gegen Beleg meist der sauberste Weg. Wer eine Pauschale erhält, klärt die steuerliche Behandlung mit seinem Steuerberater.

In einer selbstverwalteten WEG übernimmt oft ein Miteigentümer das Verwalteramt. Der Beirat ist dann die Kontrolle, die sonst fehlen würde: Er prüft Plan und Abrechnung, die der Eigentümer-Verwalter aufgestellt hat, und vertritt die Gemeinschaft beim Verwaltervertrag. Damit ist auch geklärt, wer unterschreibt, wenn es um Vergütung oder Laufzeit des Verwalters geht. Mehr dazu im Artikel über den Verwaltervertrag.

Gibt es gar keinen Verwalter, hat der Beirat keinen Verwalter zu überwachen. Wichtig bleibt er trotzdem: Sein Vorsitzender darf die Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Ohne ihn braucht die Gemeinschaft dafür einen ermächtigten Eigentümer. Mehr dazu im Artikel WEG ohne Verwalter.