Auf einen Blick
Wird ein Miteigentümer zum Verwalter bestellt, regelt ein Verwaltervertrag, was er tut, was er dafür bekommt und wie lange. Die Bestellung selbst beschließen die Eigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG), höchstens für fünf Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Den Vertrag unterschreibt für die Gemeinschaft der Beiratsvorsitzende oder ein dazu ermächtigter Eigentümer, nicht der Verwalter selbst (§ 9b Abs. 2 WEG). Ob ehrenamtlich, mit Aufwandsentschädigung oder mit Vergütung: Festhalten sollten Sie es in jedem Fall.
Inhalt
Unter Selbstverwaltern kennt man sich, und vieles wird per Handschlag geregelt. Spätestens wenn es Streit über eine Rechnung gibt, der Verwalter seine Wohnung verkauft oder ein Fehler Geld kostet, fehlt dann die Grundlage. Ein kurzer Mustervertrag für die WEG-Selbstverwaltung schafft Klarheit für beide Seiten, auch bei der Frage, ob und welche Aufwandsentschädigung der Eigentümer-Verwalter bekommt. Dieser Artikel zeigt, was hineingehört, und enthält ein Muster zum Übernehmen.
Bestellung und Verwaltervertrag sind zweierlei
Das Gesetz trennt zwei Dinge. Die Bestellung macht jemanden zum Verwalter: Er bekommt die Befugnisse aus § 27 WEG und vertritt die Gemeinschaft nach außen (§ 9b Abs. 1 WEG). Der Vertrag regelt das Verhältnis zwischen Gemeinschaft und Verwalter: Aufgaben im Einzelnen, Vergütung, Haftung, Herausgabe der Unterlagen am Ende.
Beides braucht einen Beschluss der Eigentümer, in der Regel denselben: Die Versammlung bestellt den Verwalter und ermächtigt zugleich eine Person, den Vertrag nach einem Entwurf abzuschließen, der der Einladung beilag. Unterschreiben darf der Verwalter nicht auf beiden Seiten, das wäre ein Insichgeschäft (§ 181 BGB). Für die Gemeinschaft handelt deshalb der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein anderer, durch Beschluss ermächtigter Eigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG).
Arbeitet der Verwalter ohne Vergütung, ist der Vertrag rechtlich ein Auftrag (§ 662 BGB). Mit Vergütung ist er ein Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB). In beiden Fällen kann er notwendige Auslagen ersetzt verlangen (§ 670 BGB).
Was ein Verwaltervertrag in der WEG regelt
Ein Vertrag für einen Eigentümer-Verwalter braucht nicht viel Inhalt. Diese Punkte gehören hinein:
| Punkt | Worum es geht |
|---|---|
| Parteien und Bestellung | Gemeinschaft (mit vollständiger Bezeichnung nach § 9a Abs. 1 WEG), Verwalter, Datum des Bestellungsbeschlusses |
| Laufzeit | Beginn, Ende, Kopplung an die Bestellung |
| Aufgaben | die gesetzlichen Aufgaben aus §§ 24, 27, 28 WEG, dazu was die Gemeinschaft darüber hinaus erwartet |
| Grenzen im Innenverhältnis | bis zu welchem Betrag der Verwalter ohne Beschluss Aufträge vergeben darf (§ 27 Abs. 2 WEG) |
| Vergütung | ehrenamtlich, Aufwandsentschädigung oder Vergütung, dazu Auslagenersatz |
| Konten | alle Konten auf den Namen der Gemeinschaft, Rücklage getrennt |
| Haftung und Versicherung | Haftungsmaßstab, gegebenenfalls Begrenzung, wer die Versicherung zahlt |
| Ende | Herausgabe von Unterlagen, Schlüsseln, Zugangsdaten und Geld |
Die Aufgaben selbst stehen im Gesetz: Versammlung einberufen und leiten (§ 24 WEG), Beschluss-Sammlung führen (§ 24 Abs. 7, 8 WEG), Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung und Notmaßnahmen (§ 27 Abs. 1 WEG), Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht (§ 28 WEG). Einen Überblick gibt der Artikel zu den Aufgaben der Hausverwaltung.
Laufzeit und Abberufung
Der Verwalter wird höchstens für fünf Jahre bestellt, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums für höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 Satz 1 WEG). Eine erneute Bestellung ist möglich, der Beschluss dafür frühestens ein Jahr vor Ablauf der Amtszeit (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG).
Die Gemeinschaft kann den Verwalter jederzeit abberufen, ohne Grund (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Diese Regeln sind zwingend (§ 26 Abs. 5 WEG).
Für einen Eigentümer-Verwalter mit Vergütung heißt das: Ohne besondere Regel läuft die Vergütung nach einer Abberufung unter Umständen bis zu sechs Monate weiter. Vereinbaren Sie deshalb, dass der Vertrag mit der Abberufung und mit dem Ende der Bestellzeit endet. Das ist zulässig, weil das Gesetz nur eine Höchstfrist setzt.
Vergütung oder Aufwandsentschädigung in der WEG-Selbstverwaltung
Wie der Eigentümer-Verwalter entlohnt wird, beschließt die Gemeinschaft. Üblich sind drei Modelle:
- Ehrenamtlich: keine Vergütung, nachgewiesene Auslagen wie Porto, Kopien oder Fahrtkosten werden erstattet.
- Aufwandsentschädigung: ein fester Betrag je Monat oder Jahr, der den Zeitaufwand pauschal abgilt, dazu Auslagenersatz.
- Vergütung: ein Honorar, das sich an der Arbeit orientiert.
Eine gesetzliche Ober- oder Untergrenze gibt es nicht. Zur Einordnung: Bei externen Verwaltungen lag die Vergütung nach dem VDIV-Branchenbarometer 2026 im Jahr 2025 im Schnitt bei 29,12 € netto je Einheit und Monat. Mehr dazu im Artikel über die Kosten der Hausverwaltung.
Zwei Punkte sollten Sie bedenken. Erstens die Gewerbeerlaubnis: Nach Auskunft der IHK braucht keine Erlaubnis nach § 34c GewO, wer nur die eigene Gemeinschaft ohne Gewinnerzielungsabsicht verwaltet, unentgeltlich oder gegen eine geringe Aufwandsentschädigung. Bei einer Vergütung mit Gewinnabsicht klären Sie das mit Ihrer IHK. Zweitens die Steuer: Eine Aufwandsentschädigung ist für den Empfänger eine Einnahme. Wie sie zu versteuern ist, klärt er mit seinem Steuerberater.
Haftung und Versicherung
Der Verwalter haftet der Gemeinschaft für Pflichtverletzungen, nach dem Gesetz für Vorsatz und jede Fahrlässigkeit (§ 276 Abs. 1 BGB). Typische Fälle in der Selbstverwaltung sind eine versäumte Frist, nicht eingezogenes Hausgeld oder eine Rechnung, die doppelt bezahlt wurde. Anders als für den Beirat (§ 29 Abs. 3 WEG) sieht das Gesetz für den Verwalter keine Erleichterung vor, auch nicht, wenn er unentgeltlich arbeitet.
Der Vertrag kann die Haftung für einfache Fahrlässigkeit begrenzen, etwa auf einen Höchstbetrag je Schadensfall. Für Vorsatz kann sie nicht im Voraus ausgeschlossen werden (§ 276 Abs. 3 BGB). Eine Begrenzung ist ein Zugeständnis der Gemeinschaft und sollte im Beschluss stehen.
Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung deckt Schäden ab, die der Verwalter der Gemeinschaft durch Fehler zufügt. Fragen Sie bei Versicherern nach einer Police für ehrenamtliche oder nebenberufliche WEG-Verwalter, und klären Sie im Vertrag, wer die Prämie trägt. Übernimmt sie die Gemeinschaft, gehört das in den Beschluss.
Kündigung und Ende des Amts
Neben der Abberufung durch die Gemeinschaft kann jede Seite den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen, etwa nach einem schweren Vertrauensbruch. Der Verwalter selbst kann sein Amt niederlegen. Im Vertrag sollte eine Frist dafür stehen, damit die Gemeinschaft Zeit hat, einen Nachfolger zu bestellen.
Endet das Amt, muss der Verwalter alles herausgeben, was er für die Gemeinschaft erlangt hat (§ 667 BGB, bei Vergütung in Verbindung mit § 675 BGB): Unterlagen, Schlüssel, Zugangsdaten zum Konto und zur Software, Belege, Geld. Wie Sie die Herausgabe einfordern, zeigt das Muster im Artikel Keine Hausverwaltung gefunden.
Verkauft der Eigentümer-Verwalter seine Wohnung, endet seine Bestellung nicht von selbst. In einer Gemeinschaft mit weniger als neun Sondereigentumsrechten entfällt dann aber die Ausnahme vom zertifizierten Verwalter, denn sie setzt voraus, dass ein Wohnungseigentümer bestellt ist (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Regeln Sie den Fall deshalb im Vertrag, etwa als Grund für eine Kündigung.
Mustervertrag für die WEG-Selbstverwaltung
Vertrag über die Verwaltung der Gemeinschaft
zwischen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift], vertreten durch [Name], ermächtigt durch Beschluss vom [Datum], und Frau/Herrn [Name], Eigentümer/in der Wohnung Nr. [x] (Verwalter/in).§ 1 Bestellung. Die Eigentümer haben die Verwalterin / den Verwalter mit Beschluss vom [Datum] (TOP [x]) nach § 26 Abs. 1 WEG bestellt. Dieser Vertrag regelt das Verhältnis zur Gemeinschaft.
§ 2 Laufzeit. Der Vertrag beginnt am [Datum] und endet mit dem Ende der Bestellung am [Datum], spätestens mit einer Abberufung.
§ 3 Aufgaben. Die Verwalterin / der Verwalter nimmt die Aufgaben und Befugnisse nach §§ 24, 27 und 28 WEG wahr. Ohne vorherigen Beschluss darf sie/er Aufträge bis [Betrag] € im Einzelfall vergeben; Notmaßnahmen nach § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG bleiben unberührt.
§ 4 Vergütung. [Die Tätigkeit ist ehrenamtlich. / Die Aufwandsentschädigung beträgt [Betrag] € je [Monat/Jahr].] Nachgewiesene Auslagen werden erstattet.
§ 5 Konten. Alle Konten lauten auf die Gemeinschaft; die Erhaltungsrücklage wird getrennt geführt.
§ 6 Haftung und Versicherung. Für einfache Fahrlässigkeit ist die Haftung auf [Betrag] € je Schadensfall begrenzt, außer bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Die Gemeinschaft trägt die Prämie einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung [ja/nein].
§ 7 Ende. Die Verwalterin / der Verwalter kann das Amt mit einer Frist von [drei] Monaten niederlegen. Bei Ende des Amts gibt sie/er Unterlagen, Schlüssel, Zugangsdaten und Gelder unverzüglich heraus.[Ort, Datum] – Unterschrift für die Gemeinschaft – Unterschrift Verwalter/in
Legen Sie den Entwurf der Einladung bei und beschließen Sie Bestellung, Vertrag und Ermächtigung zur Unterschrift im selben Tagesordnungspunkt. Ein Muster für den Bestellungsbeschluss finden Sie im Artikel WEG ohne Verwalter.
In der Praxis
Der Mustervertrag in wegportal24
Unter „Einstellungen → Verwaltervertrag“ füllen Sie im Portal einen ausführlichen Mustervertrag für die Bestellung eines Miteigentümers aus: Bestellungsbeschluss und Tagesordnungspunkt, Beginn und Befristung, ehrenamtlich oder mit Aufwandsentschädigung je Monat oder Jahr, die Betragsgrenze für Aufträge ohne Beschluss, eine Haftungsgrenze für einfache Fahrlässigkeit und gesondert vergütete Leistungen. Daraus entsteht ein ausgefülltes PDF zum Unterschreiben, das Sie danach in den Dokumenten der Gemeinschaft ablegen können. Wer bei Verwaltungsfragen eine fachkundige Rückmeldung möchte, wählt den Tarif Verwalter-Plus mit Ticket-Weg zu einem zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG. Das ist keine Rechtsberatung, und eine Antwortzeit wird nicht zugesagt.
Häufige Fragen
Braucht ein Eigentümer-Verwalter überhaupt einen Vertrag?
Vorgeschrieben ist er nicht, die Bestellung allein macht ihn zum Verwalter. Ohne Vertrag gelten aber nur die gesetzlichen Regeln, und Vergütung, Haftungsgrenze oder Herausgabefristen sind nicht geregelt. Ein kurzer Vertrag in Textform genügt.
Wie hoch darf die Aufwandsentschädigung sein?
Das Gesetz nennt keine Grenze. Die Gemeinschaft beschließt sie mit einfacher Mehrheit, und sie muss ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen. Eine Aufwandsentschädigung, die deutlich über dem liegt, was eine externe Verwaltung kosten würde, wäre angreifbar.
Darf der Verwalter über seinen eigenen Vertrag mit abstimmen?
Das ist nicht abschließend geklärt. Über ein Rechtsgeschäft der Gemeinschaft mit ihm ist ein Eigentümer nicht stimmberechtigt (§ 25 Abs. 4 WEG). Bei seiner eigenen Bestellung darf er dagegen mitstimmen. Hängt die Mehrheit für den Vertrag an seiner Stimme, sollte er sich enthalten, damit der Beschluss nicht angreifbar wird.
Muss die Gemeinschaft die Versicherung des Verwalters bezahlen?
Nur, wenn sie es beschließt oder im Vertrag zusagt. Weil die Versicherung vor allem die Gemeinschaft vor ungedeckten Schäden schützt, liegt es nahe, dass sie die Prämie trägt.