Auf einen Blick
Ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinsam, und eine Versammlung darf der Beiratsvorsitz oder ein ermächtigter Eigentümer einberufen. Die Gemeinschaft bleibt also handlungsfähig, auch wenn die Verwaltung gekündigt hat und keine neue in Sicht ist. Wichtig sind die ersten Wochen: Unterlagen sichern, Konto und laufende Verträge klären, dann in einer Versammlung entscheiden, wie es weitergeht. Zur Wahl stehen eine neue Verwaltung, ein Miteigentümer als Verwalter oder die Selbstverwaltung.
Inhalt
Warum kleine WEGs keine Verwaltung mehr finden
Verwaltungen sind knapp und teurer geworden, und kleine Häuser trifft das zuerst:
- Die durchschnittliche Vergütung für WEG-Verwaltung lag 2025 bei 29,12 € je Einheit und Monat. Für 2026 planen die Verwaltungen im Schnitt 31,77 € (VDIV-Branchenbarometer 2026).
- Schon 2024 gaben 43 % der Verwaltungen an, eine Mindestobjektgröße zu haben. Am häufigsten wurden zehn Einheiten genannt; darauf entfiel ein Viertel der Nennungen.
- Wer ein Haus mit zwei bis fünf Wohnungen überhaupt noch annimmt, verlangt oft eine Pauschale, die je Einheit deutlich über dem Durchschnitt liegt.
Bei sechs Wohnungen sind das schnell mehr als 2.000 € im Jahr, wenn sich überhaupt ein Büro findet.
Was rechtlich gilt, wenn der Verwalter geht
Der Verwalter kann sein Amt niederlegen, und die Gemeinschaft kann ihn jederzeit abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Mit dem Amt endet auch die Vertretungsmacht.
Ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer gemeinsam die Gemeinschaft nach außen (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG).
Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft. Der bisherige Verwalter muss herausgeben, was er für sie erlangt hat, und Rechenschaft ablegen. Das ergibt sich aus dem Verwaltervertrag als Geschäftsbesorgung (§§ 675, 666, 667 BGB).
Droht ein Schaden unmittelbar, darf jeder Eigentümer handeln, zum Beispiel beim Wasserrohrbruch am Wochenende den Notdienst rufen (§ 18 Abs. 3 WEG). Eine Vollmacht, die Gemeinschaft allgemein zu vertreten, folgt daraus nicht.
Die ersten sechs Wochen
Woche 1: Sichern
- Übergabe schriftlich anfordern und eine Frist setzen. Dazu gehören Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammlung und Protokolle, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der letzten Jahre, Kontoauszüge und Belege, alle laufenden Verträge (Versicherung, Hausmeister, Reinigung, Wartung, Energie, Messdienst), Schlüssel und Zugangsdaten, die Liste offener Hausgeldforderungen und die SEPA-Mandate.
- Kontostände festhalten für Girokonto und Rücklagenkonto der Gemeinschaft, und die Kontovollmachten des alten Verwalters bei der Bank beenden lassen.
- Versicherungen prüfen. Gebäudeversicherung und Haftpflicht dürfen nicht auslaufen.
Woche 2: Einladen
- Zur Versammlung einladen. Ohne Verwalter darf das der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer (§ 24 Abs. 3 WEG). Die Einladung soll den Eigentümern mindestens drei Wochen vor dem Termin in Textform zugehen, sofern keine besondere Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 WEG). Gibt es weder Beirat noch einen ermächtigten Eigentümer, bleiben zwei Wege: eine Vollversammlung, an der alle Eigentümer teilnehmen und mit der Beschlussfassung trotz fehlender Einladung einverstanden sind, oder ein allstimmiger Umlaufbeschluss, der einen Eigentümer zur Einladung ermächtigt; sein Ergebnis muss festgestellt und allen mitgeteilt werden. Sind sich nicht alle einig, kommt gerichtliche Hilfe in Betracht. Lädt jemand ohne Befugnis ein, sind die Beschlüsse anfechtbar. → Versammlung einberufen
- Tagesordnung: künftige Verwaltung (Bestellung eines Verwalters oder Selbstverwaltung), Vergütung, Konto und Vertretung, gegebenenfalls Wahl eines Verwaltungsbeirats, Fortgeltung oder Neubeschluss des Wirtschaftsplans.
Woche 3 und 4: Weiterlaufen lassen
- Das Hausgeld läuft weiter. Der beschlossene Wirtschaftsplan gilt bis zum Ende des Zeitraums, für den er beschlossen wurde, bei einem Fortgeltungsbeschluss auch darüber hinaus. → Hausgeld
- Dienstleister informieren, wer vorläufig Ansprechpartner ist und wohin Rechnungen gehen.
Woche 5 und 6: Beschließen und umsetzen
- Versammlung abhalten, Beschlüsse fassen und in die Beschluss-Sammlung eintragen.
- Neue Zuständigkeiten bei Bank, Versicherung und Dienstleistern hinterlegen.
Drei Wege, wie es weitergeht
| Weg | Passt, wenn … | Kosten (Richtwert) |
|---|---|---|
| Neue externe Verwaltung | sich ein Anbieter findet und die Gemeinschaft die Aufgaben abgeben will | im Schnitt 29 bis 32 € je Einheit/Monat (VDIV, Befragung 2025/2026); kleine Objekte weichen oft deutlich ab, je nach Leistungsumfang und Umsatzsteuer |
| Miteigentümer als Verwalter | jemand die Rolle übernehmen will; bei weniger als 9 Sondereigentumsrechten ohne Zertifikat möglich, solange weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt | Vergütung nach Beschluss, dazu ein Werkzeug |
| Echte Selbstverwaltung | die Gemeinschaft sehr klein und sich einig ist | Werkzeug und eigene Zeit |
Was beide Selbstverwaltungs-Modelle rechtlich bedeuten, steht im Ratgeber WEG ohne Verwalter.
Muster: Aufforderung zur Herausgabe der Verwaltungsunterlagen
Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Anschrift]
An: [bisherige Verwaltung]Herausgabe der Verwaltungsunterlagen und Rechenschaft
Sehr geehrte Damen und Herren,
Ihr Amt als Verwalter unserer Gemeinschaft endet / endete zum [Datum]. Wir fordern Sie auf, bis zum [Datum, ca. 14 Tage] sämtliche Unterlagen der Gemeinschaft an [Name, Anschrift] herauszugeben, insbesondere: Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammlung und Versammlungsprotokolle, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der letzten fünf Jahre samt Belegen, Kontoauszüge aller Konten der Gemeinschaft, laufende Verträge, Versicherungspolicen, Schlüssel, Zugangsdaten, SEPA-Mandate sowie eine Aufstellung offener Forderungen und Verbindlichkeiten zum Stichtag.
Bitte legen Sie außerdem Rechenschaft über die Verwaltung bis zum Ende Ihrer Amtszeit ab.
Mit freundlichen Grüßen – [alle Eigentümer] bzw. [Vorsitz Verwaltungsbeirat / durch Beschluss vom … ermächtigte/r Eigentümer/in]
Solange niemand ermächtigt ist, vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinsam, im Zweifel unterschreiben deshalb alle. Schicken Sie das Schreiben so, dass Sie den Zugang nachweisen können.
Stolperfallen in der Übergangszeit
- Lastschriften: Hat der alte Verwalter das Hausgeld eingezogen, prüfen Sie, auf wen Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandate lauten. Neue sind nur nötig, wenn sie auf den Verwalter statt auf die Gemeinschaft ausgestellt sind.
- Verträge auf den Namen der Verwaltung: Manche Verträge, etwa mit dem Messdienst oder für Software, hat die Verwaltung im eigenen Namen geschlossen. Klären Sie, welche übergehen und welche die Gemeinschaft neu abschließen muss.
- Der Jahreskalender: Wartungen, Prüfpflichten und Versicherungsfälligkeiten laufen weiter, auch wenn niemand mehr daran erinnert.
In der Praxis
Wie wegportal24 beim Neustart hilft
Mit wegportal24 übernimmt die Gemeinschaft die Verwaltung selbst. Sie legen Objekt und Einheiten an und laden Kontoauszüge als Datei hoch (CSV, MT940 oder CAMT.053). Wirtschaftsplan, Hausgeld, Jahresabrechnung, Versammlung und Beschluss-Sammlung führen Sie dann im Portal weiter. Die Preise sind Bruttopreise ohne Mindestlaufzeit: Basic kostet 10 € je Einheit und Monat, Verwalter-Plus 13,90 €. Verwalter-Plus enthält einen Ticket-Weg zu einem zertifizierten Verwalter für Verwaltungsfragen; das ist keine Rechtsberatung, und eine Antwortzeit wird nicht zugesagt. Einrichten und Ansehen kostet nichts.
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Häufige Fragen
Darf die alte Verwaltung Unterlagen zurückhalten, bis ihre Rechnung bezahlt ist?
In der Regel nicht. Auch offene Vergütungsforderungen geben dem früheren Verwalter grundsätzlich kein Recht, die Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft zurückzuhalten (OLG Hamm, Beschluss vom 22.02.2007, 15 W 181/06). Setzen Sie eine Frist; hilft das nicht, bleibt die Herausgabeklage, für die sich ein Fachanwalt für WEG-Recht lohnt.
Müssen wir sofort einen neuen Verwalter bestellen?
Nein, die Gemeinschaft kann auch ohne Verwalter handeln. Einfacher wird es aber, wenn eine Person unterschreiben darf. Viele kleine WEGs bestellen deshalb einen Miteigentümer.
Können wir die Kündigung des Verwalters verhindern?
Nein. Der Verwalter kann sein Amt niederlegen. Ob er dabei Fristen einhalten muss, richtet sich nach dem Verwaltervertrag.
Was passiert mit dem Hausgeld in der Übergangszeit?
Die Eigentümer schulden die beschlossenen Vorschüsse weiter. Zurückhalten dürfen sie das Hausgeld nicht, auch nicht, wenn eine Abrechnung fehlt (BGH, Urteil vom 14.11.2025, V ZR 190/24).