Auf einen Blick
Die Aufgaben der Hausverwaltung einer WEG stehen zum großen Teil im Gesetz. Der Verwalter beruft die Versammlung ein und führt die Beschluss-Sammlung (§ 24 WEG), stellt Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht auf (§ 28 WEG), erledigt laufende Angelegenheiten und Notmaßnahmen (§ 27 WEG) und vertritt die Gemeinschaft nach außen (§ 9b WEG). Die Gemeinschaft kann seine Befugnisse per Beschluss erweitern oder einschränken. In der Selbstverwaltung verteilen sich dieselben Pflichten auf Eigentümer-Verwalter, Beirat und die Eigentümer selbst.
Inhalt
Wer eine Hausverwaltung für die WEG sucht, ein Angebot prüft oder überlegt, die Verwaltung selbst zu übernehmen, sollte wissen, was genau dazugehört. Dieser Artikel ordnet die Aufgaben nach dem Gesetz, grenzt die WEG-Verwaltung von Miet- und Sondereigentumsverwaltung ab, zeigt, wer in der Selbstverwaltung was übernimmt, und endet mit einer Checkliste für das Verwaltungsjahr.
Drei Arten von Hausverwaltung
„Hausverwaltung“ meint im Alltag drei verschiedene Dinge. Sie haben verschiedene Auftraggeber und verschiedene Aufgaben:
| Art | Auftraggeber | Gegenstand | Typische Aufgaben |
|---|---|---|---|
| WEG-Verwaltung | Gemeinschaft der Wohnungseigentümer | Gemeinschaftseigentum: Dach, Fassade, Treppenhaus, Heizung, Leitungen | Versammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Hausgeld, Erhaltung |
| Mietverwaltung | Eigentümer eines ganzen Hauses | das vermietete Haus | Mieter suchen, Miete einziehen, Betriebskostenabrechnung, Instandhaltung |
| Sondereigentumsverwaltung | einzelner Wohnungseigentümer | seine vermietete Eigentumswohnung | Mietverhältnis, Miete, Nebenkostenabrechnung für den Mieter |
Die WEG-Verwaltung kümmert sich nicht um das Mietverhältnis einzelner Eigentümer. Wer seine Wohnung vermietet, schließt dafür einen eigenen Vertrag über die Sondereigentumsverwaltung oder macht es selbst. Aus der Hausgeldabrechnung der WEG erstellt er dann die Betriebskostenabrechnung für seinen Mieter.
Die Aufgaben der Hausverwaltung nach dem Gesetz
Die Pflichten des WEG-Verwalters ergeben sich aus mehreren Vorschriften:
Versammlung und Beschlüsse
- mindestens einmal im Jahr die Versammlung einberufen, in Textform und mit mindestens drei Wochen Frist (§ 24 Abs. 1, 4 WEG), auf Verlangen von mehr als einem Viertel der Eigentümer auch außerordentlich (§ 24 Abs. 2 WEG),
- den Vorsitz führen, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG), und die Niederschrift aufnehmen (§ 24 Abs. 6 WEG),
- die Beschluss-Sammlung führen (§ 24 Abs. 7, 8 WEG) und die Beschlüsse umsetzen.
Finanzen
- für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufstellen (§ 28 Abs. 1 Satz 2 WEG),
- nach Jahresende die Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 2 Satz 2 WEG) und den Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG) erstellen,
- das Hausgeld einziehen, Rückstände verfolgen und den Zahlungsverkehr über die Konten der Gemeinschaft abwickeln.
Laufende Verwaltung und Vertretung
- Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG),
- Maßnahmen treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG),
- die Gemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich vertreten (§ 9b Abs. 1 WEG).
Dazu kommen Aufgaben, die zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehören und die der Verwalter vorbereitet: Erhaltung des Gemeinschaftseigentums, angemessene Versicherung zum Neuwert und gegen Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht, Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 2 bis 4 WEG). Was der Verwaltervertrag darüber hinaus regelt, steht im Artikel über den Verwaltervertrag.
Befugnisse: was der Verwalter allein darf
Ohne Beschluss darf der Verwalter nur, was § 27 Abs. 1 WEG erlaubt. Was „untergeordnete Bedeutung“ hat, sagt das Gesetz nicht. Es hängt von der Größe der Gemeinschaft ab: Eine Reparatur für 800 € ist in einem Haus mit 60 Wohnungen eine Kleinigkeit, in einem mit vier Wohnungen eher nicht.
Deshalb lohnt es sich, die Grenze per Beschluss festzulegen (§ 27 Abs. 2 WEG), etwa: „Aufträge bis 1.000 € im Einzelfall und bis 3.000 € im Jahr darf der Verwalter ohne Beschluss vergeben.“ Die Beträge im Beispiel sind frei gewählt, nicht gesetzlich. Notmaßnahmen nach § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG bleiben immer möglich, etwa die Notreparatur nach einem Wasserrohrbruch.
Nach außen ist die Vertretungsmacht des Verwalters fast unbeschränkt. Eine Beschränkung im Innenverhältnis wirkt gegenüber Dritten nicht (§ 9b Abs. 1 Satz 3 WEG). Nur für einen Grundstückskauf- oder Darlehensvertrag braucht er immer einen Beschluss (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG). Überschreitet er seine Befugnisse im Innenverhältnis, haftet er der Gemeinschaft für den Schaden.
Was nicht zu den Aufgaben gehört
Nicht Sache der WEG-Verwaltung sind:
- das Sondereigentum der einzelnen Eigentümer, etwa ein Wasserhahn in der Wohnung, außer es geht um Leitungen des Gemeinschaftseigentums,
- Mietverhältnisse der Eigentümer, Betriebskostenabrechnungen für Mieter eingeschlossen,
- Rechtsberatung einzelner Eigentümer,
- Entscheidungen, die der Versammlung vorbehalten sind, etwa größere Sanierungen oder eine Sonderumlage.
Streit zwischen Nachbarn zu schlichten gehört ebenfalls nicht zu den gesetzlichen Pflichten, auch wenn gute Verwalter oft vermitteln.
Wer was in der Selbstverwaltung macht
In der Selbstverwaltung bleiben alle Pflichten bestehen, nur die Zuständigkeit ändert sich. Ob ein Miteigentümer zum Verwalter bestellt ist, macht dabei einen großen Unterschied:
| Aufgabe | Mit Eigentümer-Verwalter | Ganz ohne Verwalter |
|---|---|---|
| Versammlung einberufen | Verwalter | Beiratsvorsitz, Vertreter oder ermächtigter Eigentümer (§ 24 Abs. 3 WEG) |
| Vorsitz in der Versammlung | Verwalter | wen die Versammlung bestimmt (§ 24 Abs. 5 WEG) |
| Beschluss-Sammlung | Verwalter | Versammlungsvorsitz, sofern niemand anderes bestimmt ist (§ 24 Abs. 8 WEG) |
| Wirtschaftsplan, Abrechnung, Vermögensbericht | Verwalter (§ 28 WEG) | ein Eigentümer, den die Gemeinschaft damit beauftragt |
| Vertretung nach außen | Verwalter (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG) | alle Eigentümer gemeinsam (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG) |
| Notmaßnahmen | Verwalter (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG) | jeder Eigentümer (§ 18 Abs. 3 WEG) |
| Prüfung von Plan und Abrechnung | Verwaltungsbeirat (§ 29 Abs. 2 WEG) | Verwaltungsbeirat, sofern bestellt |
Die rechte Spalte zeigt, warum kleine Gemeinschaften meist einen Miteigentümer bestellen: Ohne Verwalter muss für jede Unterschrift nach außen die ganze Gemeinschaft mitwirken. Mehr dazu im Artikel WEG ohne Verwalter, zur Rolle des Beirats im Artikel über den Verwaltungsbeirat.
Muster: Aufgabenverteilung in der Selbstverwaltung
TOP 6 – Aufgaben und Befugnisse in der Selbstverwaltung
Die Eigentümer legen nach § 27 Abs. 2 WEG fest: Die Verwalterin / der Verwalter [Name] darf ohne vorherigen Beschluss Aufträge bis [Betrag] € im Einzelfall und bis [Betrag] € im Kalenderjahr vergeben; darüber holt sie/er mindestens [zwei] Angebote ein und legt sie der Versammlung oder, wenn die Sache keinen Aufschub duldet, den Eigentümern zum Umlaufbeschluss vor. Notmaßnahmen nach § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG bleiben unberührt. Der Verwaltungsbeirat [Name] prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung. Frau/Herr [Name] übernimmt die Abnahme der jährlichen Prüfpflichten (Rauchwarnmelder, Heizungswartung) und meldet das Ergebnis der Verwalterin / dem Verwalter.
Passen Sie die Beträge an die Größe Ihrer Gemeinschaft und die Höhe der Rücklage an. Wichtig ist, dass jeder weiß, wer zuständig ist.
Checkliste für das Verwaltungsjahr
Laufend
- Hausgeldeingänge prüfen, Rückstände mahnen → Hausgeld berechnen & mahnen
- Rechnungen prüfen und bezahlen, Belege ablegen
- Schäden aufnehmen, Handwerker beauftragen, Beschlüsse umsetzen
- Beschluss-Sammlung unverzüglich nachtragen
Einmal im Jahr
- Jahresabrechnung und Vermögensbericht für das Vorjahr erstellen → Jahresabrechnung erstellen
- ordentliche Eigentümerversammlung einberufen, mit drei Wochen Frist → Versammlung einberufen
- Wirtschaftsplan für das Folgejahr aufstellen und beschließen → Wirtschaftsplan erstellen
- Versicherungen auf Deckung und Neuwert prüfen
- Prüfpflichten erledigen: Rauchwarnmelder nach Landesrecht, Heizungswartung, gegebenenfalls Trinkwasseruntersuchung und Aufzugsprüfung
- Erhaltungsrücklage mit dem Zustand des Hauses abgleichen
Bei Bedarf
- außerordentliche Versammlung, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer sie verlangt
- Sonderumlage vorbereiten, wenn die Rücklage nicht reicht
In der Praxis
Aufgaben mit wegportal24
wegportal24 bildet die Aufgaben einer kleinen WEG an einem Ort ab: Wirtschaftsplan mit Einzelwirtschaftsplänen, Hausgeld in offenen Posten mit Mahnwesen, Jahresabrechnung mit Vermögensbericht, Einladung mit Prüfung der Drei-Wochen-Frist, Abstimmung nach Ihrem Stimmprinzip und die Beschluss-Sammlung. Für Prüfpflichten gibt es einen Katalog zum Übernehmen, etwa Trinkwasserprüfung, Rauchwarnmelder, Heizungswartung und „Versicherungen prüfen“, jeweils mit Fälligkeit. Was ansteht, zeigt das Dashboard, und die Termine lassen sich als Kalenderdatei exportieren. Unterlagen legen Sie in den Dokumenten ab und bestimmen, wer sie sehen darf.
Häufige Fragen
Muss eine WEG eine Hausverwaltung haben?
Nein. Das Gesetz schreibt keinen Verwalter vor. Jeder Eigentümer kann aber verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird, außer in Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, die einen Miteigentümer bestellt haben, solange weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).
Darf die Hausverwaltung ohne Beschluss Handwerker beauftragen?
Für Kleinigkeiten und Notfälle ja (§ 27 Abs. 1 WEG). Für größere Maßnahmen braucht sie einen Beschluss. Wo die Grenze liegt, kann die Gemeinschaft festlegen (§ 27 Abs. 2 WEG).
Kümmert sich die WEG-Verwaltung auch um meine Mieter?
Nein. Die WEG-Verwaltung verwaltet das Gemeinschaftseigentum. Für Ihr Mietverhältnis brauchen Sie eine Sondereigentumsverwaltung oder machen es selbst.
Was kostet eine Hausverwaltung für die WEG?
Nach dem VDIV-Branchenbarometer 2026 lag die Grundvergütung 2025 im Schnitt bei 29,12 € netto je Einheit und Monat, kleine Gemeinschaften zahlen eher mehr. Einzelheiten im Artikel über die Kosten der Hausverwaltung.