WEG-Jahresabrechnung erstellen: Aufbau, Frist und Beschluss

Für jede Einheit wird verglichen: Welcher Anteil an den tatsächlichen Kosten entfällt auf sie, und welche Vorschüsse waren nach dem Wirtschaftsplan für das Jahr beschlossen? Die Abrechnungsspitze ist die Differenz zwischen dem auf die Einheit entfallenden Abrechnungsergebnis und den beschlossenen Soll-Vorschüssen. Reichen die Soll-Vorschüsse nicht, ergibt sich ein Nachschuss, sind sie höher, ein Guthaben. Ob der Eigentümer tatsächlich gezahlt hat, spielt dafür keine Rolle: Nicht gezahltes Hausgeld wird getrennt als Rückstand ausgewiesen.

Seit der WEG-Reform 2020 beschließen die Eigentümer nicht mehr über die Abrechnung als Ganzes, sondern über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG). Die Jahresabrechnung mit allen Einnahmen und Ausgaben ist die Grundlage dafür (§ 28 Abs. 2 Satz 2 WEG).

Bestandteil	Inhalt
Gesamtabrechnung	Alle tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Jahres, gegliedert nach Kostenarten
Einzelabrechnungen	Für jede Einheit: Anteil je Kostenart nach Schlüssel, geschuldete Vorschüsse, Ergebnis
Rücklagenentwicklung	Anfangsbestand, Zuführungen, Entnahmen und Endbestand der Erhaltungsrücklage
Kontenabstimmung	Anfangs- und Endstände der Konten müssen sich aus Einnahmen und Ausgaben erklären lassen
Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG)	Stand der Erhaltungsrücklage und Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens; jeder Eigentümer erhält ihn, abgestimmt wird darüber nicht
§ 35a-Ausweis (empfohlen)	Anteil haushaltsnaher Dienst- und Handwerkerleistungen je Einheit für die Steuererklärung

1. Alle Kontobewegungen des Jahres erfassen, auf dem Girokonto und dem Rücklagenkonto, vollständig bis zum 31.12.
2. Jeder Buchung eine Kostenart zuordnen und den Beleg ablegen.
3. Konten abstimmen: Ergibt Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben den Endbestand? Wenn nicht, liegt der Fehler fast immer hier.
4. Heizkostenabrechnung des Messdienstes einarbeiten.
5. Verteilen: jede Kostenart nach ihrem Schlüssel auf die Einheiten.
6. Soll-Vorschüsse gegenüberstellen und je Einheit die Abrechnungsspitze bilden; Rückstände getrennt ausweisen.
7. Rücklage fortschreiben und den Vermögensbericht erstellen.
8. Beirat prüfen lassen (§ 29 Abs. 2 WEG), zur Versammlung einladen und beschließen.

Die Gesamtabrechnung ist in der Regel eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Gebucht wird, was im Jahr tatsächlich geflossen ist. Für Heizung und Warmwasser gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung. Sie verlangt eine Verteilung zu 50 bis 70 % nach Verbrauch, der Rest nach Wohnfläche oder umbautem Raum (§§ 7, 8 HeizkostenV). Für Gebäude, die die Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen, mit Öl oder Gas beheizt werden und überwiegend gedämmte Leitungen haben, schreibt § 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV 70 % vor. In der Praxis übernehmen die meisten Gemeinschaften die Beträge je Einheit aus der Abrechnung des Messdienstes.

Ab 2027 droht vermietenden Eigentümern zusätzlich eine Kürzung. Sind Heizkostenverteiler, Wärme- und Warmwasserzähler nach dem 31.12.2026 nicht fernablesbar, dürfen Mieter ihren Heizkostenanteil grundsätzlich um 3 % kürzen (§ 12 HeizkostenV). Das trifft die vermietenden Eigentümer. Zwischen dem einzelnen Eigentümer und der Gemeinschaft gilt das Kürzungsrecht nicht (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV). → Zählerpflicht 2026

• Mehrheit: einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
• Inhalt: Nachschüsse und Guthaben je Einheit, dazu ihre Fälligkeit.
• Teilanfechtung: Ist nur ein Posten fehlerhaft, lässt sich der Beschluss auch nur insoweit anfechten. Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage sind verteilungsneutral und gehören nicht in die Abrechnungsspitze (BGH, Urteil vom 11.04.2025, V ZR 96/24).
• Anfechtungsfrist: Klage innerhalb eines Monats, Begründung innerhalb von zwei Monaten, jeweils ab Beschlussfassung (§ 45 WEG).

Nachschüsse aus der Jahresabrechnung schuldet, wer bei ihrer Fälligkeit Eigentümer ist. Bei einem Verkauf kommt es dafür grundsätzlich auf die Eintragung des Käufers im Grundbuch an, nicht auf die Schlüsselübergabe. In der Regel wird der Betrag mit dem Beschluss fällig; sicherer ist es, im Beschluss ein Datum festzulegen. Das gilt auch dann, wenn ein Teil der Kosten aus der Zeit des Voreigentümers stammt. Käufer und Verkäufer gleichen das untereinander nach dem Kaufvertrag aus, wofür eine tagesgenaue Aufteilung der Beträge hilft.

1. Die Konten sind nicht abgestimmt: Die Abrechnung geht rechnerisch auf, passt aber nicht zur Bank.
2. Rücklagenentnahmen wurden auf die Einheiten verteilt, statt sie verteilungsneutral auszuweisen.
3. Eine Kostenart läuft über den falschen Schlüssel, abweichend von Gemeinschaftsordnung oder Beschluss.
4. Rechnungen aus dem Vorjahr wurden doppelt oder gar nicht erfasst.
5. Hausgeldrückstände einzelner Eigentümer sind mit den Nachschüssen vermischt.
6. Der Vermögensbericht fehlt.
7. Die Abrechnung wurde ohne Beschluss verschickt. Ohne Beschluss schuldet niemand einen Nachschuss.

Fünf gezielte Prüfungen reichen meist:

1. Kontostände: Stimmen Anfangs- und Endbestand mit den Kontoauszügen zum 1.1. und 31.12.?
2. Große Posten: die fünf größten Ausgaben mit den Rechnungen vergleichen.
3. Schlüssel: stichprobenartig prüfen, ob jede Kostenart richtig verteilt ist.
4. Eigene Einzelabrechnung: Entsprechen die angesetzten Soll-Vorschüsse dem Wirtschaftsplan, und deckt sich ein ausgewiesener Rückstand mit Ihren Kontoauszügen?
5. Rücklage: Sind Entnahmen durch Beschlüsse gedeckt, und passt der Endbestand zum Rücklagenkonto?