Auf einen Blick
Eine angemessene Erhaltungsrücklage gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung, und jeder Eigentümer kann verlangen, dass sie angespart wird (§ 18 Abs. 2 Nr. 1, § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG); eine gesetzliche Mindesthöhe gibt es nicht. Reicht die Rücklage für eine Maßnahme nicht, beschließt die Gemeinschaft eine Sonderumlage. Der Beschluss braucht einen Gesamtbetrag und einen Verteilerschlüssel und sollte eine Fälligkeit nennen. Beim Schlüssel hat der BGH 2026 eine Grenze gezogen: Die Kosten einer neuen Heizung nach der Zahl der Einheiten zu verteilen, obwohl die Wohnungen unterschiedlich groß sind, ist regelmäßig nicht ordnungsgemäß.
Inhalt
Was die Erhaltungsrücklage ist
Die Erhaltungsrücklage, bis 2020 „Instandhaltungsrücklage“, ist das Polster der Gemeinschaft für Reparaturen und Erneuerungen am gemeinschaftlichen Eigentum: Dach, Fassade, Fenster (soweit Gemeinschaftseigentum), Heizung, Leitungen, Aufzug. Angespart wird sie über das monatliche Hausgeld. Das Geld gehört der Gemeinschaft und liegt am besten auf einem eigenen Konto, getrennt vom Girokonto.
Wie viel jährlich zugeführt wird, beschließt die Gemeinschaft mit dem Wirtschaftsplan. Wie die Zuführung auf die Einheiten verteilt wird, kann sie per Mehrheitsbeschluss abweichend regeln (BGH, Urteil vom 14.02.2025, V ZR 128/23).
Wie hoch sie sein sollte: zwei Rechenwege
Angemessen ist, was ein verständiger, vorausschauender Eigentümer ansetzen würde. Maßgeblich sind der Zustand des Hauses, die vorhandene Rücklage und die absehbaren Maßnahmen. Eine allgemein gültige Zahl je Quadratmeter gibt es nicht. Zwei Rechenwege helfen:
Peterssche Formel. Herstellungskosten je m² × 1,5 ÷ 80 Jahre. Die Formel geht davon aus, dass über die Lebensdauer eines Gebäudes das Anderthalbfache seiner Baukosten für Erhaltung anfällt.
Bei 2.000 €/m² Herstellungskosten ergibt das 37,50 € je m² und Jahr. Verbreitet ist eine Variante, die nur den Anteil des Gemeinschaftseigentums ansetzt, meist 65 bis 70 %. Das ergibt 24,38 bis 26,25 €, also rund 25 € je m² und Jahr. Die Formel liefert eine grobe langfristige Schätzung. Sie ersetzt keine Planung anhand des Gebäudezustands und konkret absehbarer Maßnahmen.
Maßnahmenplan. Am aussagekräftigsten ist eine Liste der großen Bauteile mit Alter, erwarteter Restnutzungsdauer und geschätzten Kosten. Je Maßnahme ergibt sich die jährliche Zuführung so: (Kosten minus die dafür schon vorhandene Rücklage) geteilt durch die Jahre bis zur Fälligkeit. Die Tabelle rechnet der Einfachheit halber ohne vorhandenen Bestand.
| Bauteil | Alter | Erneuerung in | Kosten (geschätzt) | Rücklage je Jahr |
|---|---|---|---|---|
| Heizung | 18 J. | 5 J. | 25.000 € | 5.000 € |
| Flachdach | 25 J. | 8 J. | 32.000 € | 4.000 € |
| Fassadenanstrich | 12 J. | 6 J. | 12.000 € | 2.000 € |
Im Ratgeber Wirtschaftsplan erstellen setzt das Rechenbeispiel 6.000 € im Jahr an. Für ein Haus mit diesem Maßnahmenplan wäre das zu wenig.
Entnahmen
Über die Verwendung der Rücklage entscheidet die Gemeinschaft per Beschluss, meist zusammen mit der Maßnahme („Finanzierung aus der Erhaltungsrücklage“). In der Jahresabrechnung sind Entnahmen verteilungsneutral: Sie werden nicht auf die Einheiten verteilt, sondern in der Rücklagenentwicklung ausgewiesen (BGH, Urteil vom 11.04.2025, V ZR 96/24).
Vermietende Eigentümer können Zuführungen zur Rücklage nicht schon bei Zahlung als Werbungskosten absetzen, sondern erst in dem Jahr, in dem die Gemeinschaft das Geld für Erhaltung ausgibt (BFH, Urteil vom 14.01.2025, IX R 19/24). Sind es Anschaffungs- oder Herstellungskosten, kommt nur eine Abschreibung in Betracht. Das sollte ein Steuerberater im Einzelfall prüfen.
Wenn es nicht reicht: die Sonderumlage
Die Sonderumlage ist ein zusätzlicher Vorschuss neben dem Hausgeld, rechtlich eine Ergänzung des Wirtschaftsplans (§ 28 Abs. 1 WEG). Beschlossen wird sie mit einfacher Mehrheit.
Was im Beschluss stehen sollte:
- der Zweck, also die Maßnahme,
- der Gesamtbetrag,
- der Verteilerschlüssel; der Anteil jedes Eigentümers muss sich daraus eindeutig berechnen lassen (BGH, Urteil vom 23.02.2024, V ZR 132/23),
- die Fälligkeit, als Datum oder in Raten; fehlt sie, wird die Umlage in der Regel mit dem Beschluss fällig.
Verkauf. Schuldner ist, wer bei Fälligkeit Eigentümer ist. In der Regel wird die Sonderumlage mit dem Beschluss fällig; sicherer ist es, im Beschluss ein Datum festzulegen. Für Beträge, die schon beim Verkäufer fällig waren, haftet der Käufer grundsätzlich nicht. Etwas anderes gilt nur, wenn eine solche Haftung ausdrücklich im Grundbuch eingetragen ist (§ 7 Abs. 3 Satz 2 WEG).
Anfechtung. Wer die Sonderumlage anficht, muss zunächst trotzdem zahlen. Der Beschluss gilt, bis ein Gericht ihn aufhebt, es sei denn, er ist ausnahmsweise nichtig.
Verteilung: die BGH-Urteile 2025 und 2026
Nach dem Gesetz werden Kosten nach Miteigentumsanteilen verteilt (§ 16 Abs. 2 Satz 1 WEG). Für einzelne Kosten darf die Gemeinschaft per Mehrheit einen anderen Schlüssel beschließen (§ 16 Abs. 2 Satz 2 WEG), aber nicht nach Belieben:
- Heizungserneuerung nach Einheiten. Werden die Erhaltungskosten sonst nach Fläche oder MEA verteilt, entspricht es regelmäßig nicht ordnungsmäßiger Verwaltung, die Kosten einer neuen Zentralheizung per Sonderumlage nach der Zahl der Einheiten umzulegen, wenn die Wohnungen unterschiedlich groß sind (BGH, Urteil vom 24.04.2026, V ZR 50/25). Schon eine Mehrbelastung kleiner Einheiten um rund 5 % hielt der BGH für unzumutbar.
- Schlüssel für die Rücklagenzuführung. Auch wie die Zuführung zur Erhaltungsrücklage verteilt wird, darf die Gemeinschaft per Mehrheit abweichend regeln (BGH, Urteil vom 14.02.2025, V ZR 128/23).
Bei der Höhe von Rücklage und Vorschüssen haben die Eigentümer dagegen weiten Spielraum (BGH, Urteil vom 26.09.2025, V ZR 108/24).
Braucht es drei Angebote?
Nicht zwingend. Nach dem BGH gibt es keine generelle Pflicht, vor jeder Erhaltungsmaßnahme drei Vergleichsangebote einzuholen (Urteil vom 27.03.2026, V ZR 7/25). Die Eigentümer brauchen aber eine ausreichende Grundlage, um vernünftig entscheiden zu können. Bei größeren Summen bleiben mehrere Angebote der sicherste Weg zu einem Beschluss, der einer Anfechtung standhält. Bei einer kleinen Reparatur kann ein plausibles Angebot genügen.
Muster: Beschluss über eine Sonderumlage
TOP 5 – Erneuerung der Heizungsanlage und Finanzierung
a) Die Gemeinschaft beauftragt die Erneuerung der zentralen Heizungsanlage nach dem Angebot der Firma [Name] vom [Datum] zum Preis von [Betrag] € brutto. Die Angebote der Firmen [Namen] lagen den Eigentümern mit der Einladung vor.
b) Zur Finanzierung werden [Betrag] € aus der Erhaltungsrücklage entnommen.
c) Der Restbetrag von [Betrag] € wird als Sonderumlage erhoben und nach Miteigentumsanteilen auf die Eigentümer verteilt. Der auf jede Wohnung entfallende Betrag ergibt sich aus der Aufstellung, die dem Protokoll als Anlage beigefügt ist. Die Sonderumlage ist in zwei gleichen Raten am [Datum] und am [Datum] fällig.
d) [Verwalter/in bzw. Name] wird ermächtigt, den Vertrag im Namen der Gemeinschaft abzuschließen.
Damit enthält der Beschluss, was der BGH für die Bestimmtheit verlangt, nämlich Gesamtbetrag und Schlüssel, aus denen sich jeder Einzelbetrag berechnen lässt (V ZR 132/23), und dazu Zweck und Fälligkeit.
In der Praxis
Rücklage und Sonderumlage in wegportal24
In wegportal24 führen Sie Girokonto und Rücklagenkonto getrennt, buchen Umbuchungen zwischen beiden und sehen jederzeit den Stand der Rücklage. Die Erhaltungsplanung schreibt die Rücklage in die Zukunft fort und warnt, wenn geplante Maßnahmen sie übersteigen. Eine Sonderumlage legen Sie mit Gesamtbetrag, Fälligkeit und Schlüssel an (MEA, Fläche, Einheiten, Personen oder je Stellplatz); Ratenzahlungen bilden Sie über zwei Sonderumlagen mit eigener Fälligkeit ab. Das Portal berechnet den Anteil jeder Einheit und führt ihn in den offenen Posten. Im Vermögensbericht zur Jahresabrechnung erscheint der Stand der Rücklage.
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Häufige Fragen
Gibt es eine Mindesthöhe für die Erhaltungsrücklage?
Nein. Verlangt wird eine angemessene Rücklage, und was angemessen ist, hängt von Alter, Zustand und Ausstattung des Hauses ab.
Bekomme ich meinen Anteil an der Rücklage beim Verkauf zurück?
Nein. Die Rücklage gehört der Gemeinschaft. Wirtschaftlich geht Ihr Anteil mit der Wohnung auf den Käufer über und fließt oft in den Kaufpreis ein.
Kann eine Sonderumlage in Raten gezahlt werden?
Ja, wenn der Beschluss das so festlegt. Raten und Fälligkeiten müssen dann im Beschluss stehen.
Darf die Rücklage für laufende Kosten verwendet werden?
Nur ausnahmsweise und per Beschluss, etwa bei einem kurzfristigen Engpass. Sie ist für die Erhaltung da; sie dauerhaft für anderes zu verwenden, widerspricht ordnungsmäßiger Verwaltung.